校内各单位、各部门：
根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发[2014]15号）、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（陕办发[2015]5号）等上级文件精神，按照我校实际，为提高档案工作的科学化水平，积极做档案检查迎评工作。现将有关事项通知如下：
一、档案归档时间
1、文件材料类档案在第二年5月底以前归档。
2、教学档案（包括学生成绩单、录检表等）按学年度在每学年结束，即11月底以前归档。
3、财会档案，在本部门保管2年，在第3年的第一季度归档，移交信息档案室。
4、科研、产品、基建、仪器、设备、声像等专题性、成套性档案，对于周期较短的项目材料，一般在项目完成通过鉴定验收3个月内归档，对于周期较长的材料，可按阶段分批归档。
二、档案归档要求
1、卷内文件必须系统整理，按保管单位（卷、册、件、袋、盒）组卷，一个保管单位必须是一组价值相同，有内在联系，分类排列的材料。要求文字材料在前，图表在后；技术图纸在前，目录在前，总图在后。
2、归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应合一立卷。
3、归档的文件材料种类、份数以及文件的页数应齐全完整。归档材料要原件，无原件的，可以用字迹清晰的复印件。有附件的，必须保证附件完整。
4、归档的文件材料用纸必须规范，各种文件材料大小一般采用国际通用标准A4纸，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料要托裱，字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷，对较大的表格，要折成A4纸大小，小于A4纸的要加边成A4纸大小。
5、卷内文件材料按顺序编排页号，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。
6、归档的文件材料，要求字迹工整，线条清晰，纸质优良，规格统一，签字盖章齐备。用笔规范，不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。
三、档案归档初审
1.为避免返工，提高档案归档质量与效率，各单位案卷类档案在初步形成之后，须经档案室业务指导人员检查、指导、纠正、确定。
2.检查内容主要有五个方面：
一查应归档的文件是否齐全、完整，有无重复、无保存价值的文件混入；
二查组卷分类是否科学；
三查卷内文件排列是否有序；
四查归档文件制作是否符合档案保护要求；
五查案卷标题能否简明确切地反映卷内文件内容。
3.对检查中发现的问题应及时予以纠正，确实无法补救的应在卷内备考表中说明。
4.归档单位向信息档案室移交档案须办理相关手续，例如：填写档案移交目录，注明移交档案总数、案卷标题、移交人员，接收人员、移交时间等。移交目录两份，一份由信息档案室保存，一份由归档单位保存。
四、特别需要注意
为进一步适应新时期档案管理的需要，进一步提高档案管理水平，增强各单位对档案工作的认知度，促进学校档案事业全面发展，更好地为学校教学、科研、教职工职称评定等提供优良服务。借鉴省内档案管理水平较高的大学档案管理经验，经研究决定：自2017年起，今后学校行政类文件档案归档由各单位兼职档案员负责，其中发文，一是按照发文字号归档，例如：宝文理院教字【2016】1号文件由教务处负责归档；宝文理院学字【2016】3号，由学生处归档，以此类推；二是院字类发文以拟稿单位作为归档单位：例如：宝文理院字【2016】78号，拟稿单位为：人事处，则该文件由人事处负责归档。收文由各阅处单位负责归档，例如：陕教高办【2016】39号，校办批示为：继续教育学院阅处，则该文件由继续教育学院负责股归档。有2个以上阅处单位的收文，由牵头阅处单位负责归档。例如：陕教【2016】330号文件，校办批示为：校办、党办、教务处、保卫处、继续教育学院阅处。则，该文件由校长办公室负责归档。
五、确定兼职档案员
由于各单位人员变动，请重新确定兼职档案员，并于3月20日之前，将本单位兼职档案员名单纸质版经单位负责人签字、盖章后（模板见附件）报送至老校区办公楼信息档案室403。
归档业务检查指导：杨老师赵老师 南老师
电 话：3368965
附件：宝鸡文理学院各单位（院、系）兼职档案管理人员名单（模板）
校长办公室
2017年3月13日
