校内各单位：
根据《宝鸡文理学院档案管理办法》（宝文理院党字[2017]150号）要求，结合学校实际情况，切实做好2019年度各部门档案材料及时、完整、规范归档，确保方便校内外师生查询利用档案，请各单位务必在2020年10月30日前将2019年及以前未移交的本部门产生的或上级发文（纸质）应归档的文件材料（原件）及其它相关档案材料整理好移交档案馆，现将移交过程中的注意事项通知如下：
一、归档要求
1、各归档单位将同一问题及相近问题的文件整理在一本案卷，以保证文件材料齐全完整、标准规范。归档文件材料要求文件完整，字迹规范工整，签字盖章齐备。
2、同一卷内的文件可按照时间顺序、文件的连续性或重要程度或发文单位顺序排序。每份文件正文、批示、附件、办理结果完整不得拆分，请示、汇报类文件如果当年有回复结果的应完整归档。
3、案卷组好以后，去掉文件上的金属物（订书钉、曲别针、大头针等）。对破损文件材料要托裱，字迹模糊（扩散）应复制一份与原件一起立卷。卷内文件目录请按附件1格式录入、打印，各项内容应逐一填写清楚，文件的题名项（即文件标题）原则上不更改按原文照录，标题不明确的要根据文件内容概括出简要标题。
4、组卷确定后，卷内文件要在文件的右上角用号码机添加流水数字页码，正反面有字的都应编号。正面编在文件右上角，背面有文字的编在左上角。每卷文件不宜过厚，一般案卷厚度不超过1.5厘米，同一性质问题的文件材料如果过多，可分多个案卷归档，每个案卷页码号从1页码（001）开始。
5、案卷装订好后，立卷人和检查人在卷末备考表相应位置签字。立卷人是指负责立卷归档的具体工作人员，检查人是立卷单位负责档案工作的领导。
6、电子档案归档：遵循一个立卷部门的电子文件拷贝在一个电子文件夹中的原则。文件设置：pdf格式；分辨率：300dpi；源文件色彩拷贝。
7、学校举办的各类重大活动档案材料由主办部门负责收集整理，整套移交。
8、学校印发的文件，除各归档单位（部门）归档，党政办公室完整归档一份，作为打印件归档。
9、移交材料（特别是上级批文、来文）若有电子扫描件请将电子版一并移交档案馆，并在移交目录备注中注明。
10、对于涉密档案材料，在移交时应加以说明。
二、档案移交流程
1、各单位在向档案馆移交档案时，需填写档案移交记录办理移交，逐一详细记录经交接双方签字以待备查、存档。并移交档案电子目录和纸质目录一式两份，以备档案入库上架留用。档案材料移交时，必须是兼职档案员本人。
2、如果具体移交时间还处于疫情防控时间段，移交前请联系档案馆对应人员，电话预约准确移交档案时间。
档案材料移交联系：电话：3368965；3366029。QQ群：733049649
档案馆
2020年7月1日
