第一章 总 则
第一条为加强我校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的基础性作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等有关法规，制定本办法。
第二条学校档案是指单位或个人在教学、科研、党政管理及其他活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这些档案既是学校建设发展重要的信息资源和历史轨迹，又是国家的宝贵财富，应由学校档案馆集中管理。
第三条学校档案工作是办好学校的重要基础性工作，也是衡量学校综合办学质量和管理水平的一个重要标志。各单位应强化档案管理意识，加强对档案工作的领导和管理，做到“三纳入”、“四同步”，即纳入学校和各单位计划、规划,纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。学校基建工程验收、科研成果申报、产品项目鉴定、重要仪器设备验收等都应通知档案馆派员参加。
第四条档案管理部门严格执行国家有关法律、法规和学校保密制度，确保档案完整、准确、系统、安全，以利开发利用。
第五条各单位和个人都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。
第二章 档案工作体制与职责
第六条学校档案工作坚持党要管档、依法治档。在学校党委领导下，设立学校档案工作委员会，全面领导学校档案工作，负责学校档案工作的统筹规划和组织协调。
第七条学校档案馆既是学校档案管理工作的职能部门，又是永久保存和提供利用本校档案的机构。
第八条全校各二级单位确定一名负责人分管本单位档案工作，兼职档案管理人员具体承办本单位的档案业务工作。
第九条档案馆基本职责：
（一）负责制定学校档案事业发展规划、工作计划，制定学校档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况。
（二）负责建立健全学校档案工作网络，对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训。
（三）依照规定参与校内科研成果鉴定、基建工程验收、重要设备验收中的系统文件材料验收，并签署意见。
（四）负责监督和指导校内各单位档案管理工作，收集（征集）、整理、鉴定、分类、统计、保管全校各类档案及有关资料。
（五）负责档案的开发和档案利用工作。
（六）开展校史研究，负责编写档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。
（七）开展档案宣传工作和利用者教育活动。
（八）开展档案学术研究和交流活动。
（九）负责校史馆日常管理与使用工作。
（十）完成学校领导交办的其他工作。
第十条学校各单位档案工作基本职责：
（一）按照档案工作的有关规定做好本单位档案文件材料的收集、整理、鉴定、分类、立卷归档等工作。
（二）按照归档范围和要求，除特殊规定外，每年六月底前归档上年度应归档的文件材料。
（三）收集、积累资料，参与本单位教学、科研、管理等专题编研工作。
（四）兼职档案管理人员努力学习档案专业知识，不断提高档案业务水平，遵纪守法，忠于职守，维护本单位档案的完整与安全。
第十一条对于某些需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要经批准设立分室管理。分室是档案馆的分支机构，受主管单位和档案馆的双重领导，每年向档案馆报送新增库存目录，并不定期向档案馆移交需永久保存的档案。
第三章 档案工作人员
第十二条档案工作人员认真执行党和国家的方针政策，热爱档案工作，牢记“存凭留史、资政育人”宗旨，忠于职守，严守机密，全心全意为师生员工和社会各界服务。
第十三条档案工作人员要认真学习档案专业知识、现代化管理知识以及其他自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，不断提高业务水平。
第十四条档案工作人员属档案专业技术人员，按规定实行专业技术职务聘任。各级领导要加强对档案工作人员的教育、培养、考核，其职称和待遇按学校有关规定执行。
第四章 文件材料的立卷、归档
第十五条各单位将应归档的各类文件材料，按要求整理组卷装订后向档案馆移交，档案馆负责业务指导及档案的检收。
第十六条各单位文件材料的归档范围和保管期限，按《部门档案年度归档工作指南》的规定执行。
第十七条部门立卷归档必须分工明确，协同配合。全校性、综合性的材料由学校党政办公室负责立卷归档，其它材料由学校党政办公室分流至有关职能部门立卷归档。立卷归档涉及多个部门的由主办部门归档，其他部门协办。
第十八条归档时间和手续：
（一）党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会类按自然年度归档的文件材料在次年六月底前归档。
（二）按教学年度归档的教学档案在当年年底前归档。
（三）科研、基建项目和专题性、成套性材料，在项目完成通过鉴定验收后两月内归档。
（四）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务处临时保管一年，再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，最长不超过三年。
（五）随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。
（六）接收档案必须履行移交手续，由立卷单位填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等，交接双方必须签名。
第十九条个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何人不得据为己有。
第二十条对于个人在非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理，对向档案馆捐赠档案的个人，学校予以奖励。
第五章 档案的管理、利用与编研
第二十一条档案馆对档案进行分类、编号和排序。
第二十二条档案馆指定专人对档案的收集、整理、利用、销毁及馆内其他数据进行统计，并按规定向上级部门报送。
第二十三条严格执行档案馆安全制度，确保档案安全，不断研究和改进档案保护技术，对破损和字迹褪色的档案及时修复或复制。
第二十四条档案馆对保管期限已满的档案按有关规定进行鉴定、处理，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十五条不断完善计算机档案管理系统，逐步实现公开档案信息资源共享，实现档案管理的现代化。
第二十六条单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案。档案馆应当不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。
第二十七条档案馆人员要熟悉馆藏，主动提供利用，当好领导和有关部门的助手和参谋，发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。
第二十八条凡利用馆藏档案，必须严格执行《宝鸡文理学院档案利用办法》，档案馆人员应热情、周到、细致、耐心地提供服务。
第二十九条加强档案编研工作，根据学校和社会需要，档案馆应有计划地对档案资料进行研究整理，为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。
第三十条开展档案学术理论研究，积极参加本系统、本地区档案学术团体活动，努力提高学术水平。利用红色档案资源等，开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，弘扬社会主义核心价值观。
第六章 档案信息化建设
第三十一条学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
第三十二条档案馆和各单位应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。
第三十三条电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第三十四条学校鼓励和支持档案馆和各单位推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。
第三十五条电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。档案馆对重要电子档案进行异地备份保管。
第三十六条档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件时应当建设数字档案馆。
第七章 经费、库房和设备
第三十七条学校根据档案事业发展的需要划拨经费，其经费应单独立项，列入学校预算，由档案馆统筹安排使用。各单位暂存的应归档的文件材料所需的档案装具等设备的费用，应在本单位经费中给予支持。
第三十八条学校应遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房或场地，做到库房、阅档室、办公室分开，达到防火、防潮、防晒、防虫、防盗等要求，确保档案安全。
第三十九条 学校要有计划地为档案馆配备必要的设备，不断完善档案管理现代化，逐步落实档案保护措施。
第八章 监督检查、奖励处罚
第四十条学校档案工作委员会依照法律、行政法规有关档案管理的规定，应对二级单位的下列情况进行检查：
（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；
（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；
（三）档案工作人员管理情况；
（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；
（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；
（六）对所属单位的档案工作监督和指导情况。
第四十一条对考核优秀或有下列事迹之一的给予奖励：
（一）在档案的收集、整理、保护和提供利用方面做出显著成绩的。
（二）在档案现代化管理方面做出显著成绩的。
（三）在档案学术研究方面做出重要贡献的。
（四）向学校捐赠重要或珍贵档案的。
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第四十二条有下列行为之一的，按照《中华人民共和国档案法》《陕西省档案条例》规定的程序和处理方法予以处罚或依法给予处分。
（一）丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；
（三）买卖或者非法转让属于国家所有的档案的；
（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；
（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；
（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；
（七）不按规定向社会开放、提供利用档案的；
（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；
（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。
第九章 附 则
第四十三条本办法自公布之日起执行，凡与本办法相抵触的各种档案工作规章制度即行废止，以本办法为准。
第四十四条本办法由档案馆负责解释。
