校内各单位、各部门：
为了做好2013年度档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：
一、归档时间
1、党政部门和按年度归档的单位在5月底以前归档。
2、教学档案（包括学生成绩单、录检表等）按学年度在每学年结束，即11月底以前归档。
3、财会档案，在本部门保管2年，在第3年的第一季度归档，移交信息档案室。
4、科研、产品、基建、仪器、设备、声像等专题性、成套性档案，对于周期较短的项目材料，一般在项目完成通过鉴定验收3个月内归档，对于周期较长的材料，可按阶段分批归档。
二.归档要求
1、卷内文件必须系统整理，按保管单位（卷、册、件、袋、盒）组卷，一个保管单位必须是一组价值相同，有内在联系，分类排列的材料。要求文字材料在前，图表在后；技术图纸在前，目录在前，总图在后。
2、归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应合一立卷。
3、归档的文件材料种类、份数以及文件的页数应齐全完整。归档材料要原件，无原件的，可以用字迹清晰的复印件。
4、归档的文件材料用纸必须规范，各种文件材料大小一般采用国际通用标准A4纸，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料要托裱，字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷，对较大的表格，要折成A4纸大小，小于A4纸的要加边成A4纸大小。
5、卷内文件材料按顺序编排页号，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。
6、归档的文件材料，要求字迹工整，线条清晰，纸质优良，规格统一，签字盖章齐备。用笔规范，不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。
三、归档手续
归档单位向信息档案室移交档案需填写档案移交目录，一式二份，一份由信息档案室保存，一份由归档单位保存。写明案卷标题、总数及移交时间等信息。
联系人：李宏琳李振辉赵钊
电话：3368965
院长办公室
2014年3月12日
