通知公告
关于做好2019年度档案材料移交工作的通知
作者:admin  来源:本站  发表时间:2020/7/7 22:51:49  点击:101

校内各单位:

根据《宝鸡文理学院档案管理办法》(宝文理院党字[2017]150号)要求,结合学校实际情况,切实做好2019年度各部门档案材料及时、完整、规范归档,确保方便校内外师生查询利用档案,请各单位务必在20201030日前将2019年及以前未移交的本部门产生的或上级发文(纸质)应归档的文件材料(原件)及其它相关档案材料整理好移交档案馆,现将移交过程中的注意事项通知如下:

一、归档要求

1、各归档单位将同一问题及相近问题的文件整理在一本案卷,以保证文件材料齐全完整、标准规范。归档文件材料要求文件完整,字迹规范工整,签字盖章齐备。

2、同一卷内的文件可按照时间顺序、文件的连续性或重要程度或发文单位顺序排序。每份文件正文、批示、附件、办理结果完整不得拆分,请示、汇报类文件如果当年有回复结果的应完整归档。

3、案卷组好以后,去掉文件上的金属物(订书钉、曲别针、大头针等)。对破损文件材料要托裱,字迹模糊(扩散)应复制一份与原件一起立卷。卷内文件目录请按附件1格式录入、打印,各项内容应逐一填写清楚,文件的题名项(即文件标题)原则上不更改按原文照录,标题不明确的要根据文件内容概括出简要标题。

4、组卷确定后,卷内文件要在文件的右上角用号码机添加流水数字页码,正反面有字的都应编号。正面编在文件右上角,背面有文字的编在左上角。每卷文件不宜过厚,一般案卷厚度不超过1.5厘米,同一性质问题的文件材料如果过多,可分多个案卷归档,每个案卷页码号从1页码(001)开始。

5、案卷装订好后,立卷人和检查人在卷末备考表相应位置签字。立卷人是指负责立卷归档的具体工作人员,检查人是立卷单位负责档案工作的领导。

6、电子档案归档:遵循一个立卷部门的电子文件拷贝在一个电子文件夹中的原则。文件设置:pdf格式;分辨率:300dpi;源文件色彩拷贝。

7、学校举办的各类重大活动档案材料由主办部门负责收集整理,整套移交。

8、学校印发的文件,除各归档单位(部门)归档,党政办公室完整归档一份,作为打印件归档。

9、移交材料(特别是上级批文、来文)若有电子扫描件请将电子版一并移交档案馆,并在移交目录备注中注明。

10、对于涉密档案材料,在移交时应加以说明。

二、档案移交流程

1、各单位在向档案馆移交档案时,需填写档案移交记录办理移交,逐一详细记录经交接双方签字以待备查、存档。并移交档案电子目录和纸质目录一式两份,以备档案入库上架留用。档案材料移交时,必须是兼职档案员本人。

2、如果具体移交时间还处于疫情防控时间段,移交前请联系档案馆对应人员,电话预约准确移交档案时间。

档案材料移交联系:电话:33689653366029QQ群:733049649

                         档案馆                          

202071

附件1:卷内文件目录.doc

 

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