通知公告
关于做好2017年度档案归档工作的通知
作者:admin  来源:本站  发表时间:2018/6/14 0:21:22  点击:910

校内各单位:

根据《宝鸡文理学院档案管理办法》(宝文理院党字[2017]150号)要求,切实做好2017年度我校档案归档整理工作,确保档案及时、完整、规范地归档,现将有关事项通知如下:

一、归档时间

1.党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事按自然年度归档的文件材料在次年六月底前归档。

2.按教学年度归档的教学档案在当年年底前归档,学籍档案在学生毕业后的次年年底前归档。

3.科研、基建项目和专题性、成套性材料,在项目完成通过鉴定验收后两月内归档。

4.财会档案,在本部门保管两年,在第三年的第一季度归档。

二、归档要求

1、卷内文件必须系统整理,按保管单位(卷、册、件、袋、盒)组卷,一个保管单位必须是一组价值相同,有内在联系,分类排列的材料。要求文字材料在前,图表在后;技术图纸在前,目录在前,总图在后。

2、归档的文件材料中,应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,应合一立卷。

3、归档的文件材料种类、份数以及文件的页数应齐全完整。归档材料要原件,无原件的,可以用字迹清晰的复印件。

4、归档的文件材料用纸必须规范,各种文件材料大小一般采用国际通用标准A4纸,卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料要托裱,字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷,对较大的表格,要折成A4纸大小,小于A4纸的要加边成A4纸大小。

5、卷内文件材料按顺序编排页号,无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。

6、归档的文件材料,要求字迹工整,线条清晰,纸质优良,规格统一,签字盖章齐备。用笔规范,不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。

三、归档手续

归档单位向档案馆移交档案需填写档案移交清册与电子目录,清册为一式二份,一份由档案馆保存,一份由归档单位保存。写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等,交接双方必须签名。

业务咨询电话:3368965     3366029

   档案馆                              

                                                                                                                                         2018年6月13日