通知公告
关于做好2016年度档案归档工作的通知
作者:admin  来源:本站  发表时间:2016/3/22 0:20:30  点击:599

关于做好2016年度档案归档工作的通知

校内各单位、各部门:

根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发[2014]15号)、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(陕办发[2015]5号)等上级文件精神,按照我校实际,为提高档案工作的科学化水平,积极做档案检查迎评工作。现将有关事项通知如下:

一、档案归档时间

1、文件材料类档案在第二年5月底以前归档。

2、教学档案(包括学生成绩单、录检表等)按学年度在每学年结束,即11月底以前归档。

3、财会档案,在本部门保管2年,在第3年的第一季度归档,移交信息档案室。

4、科研、产品、基建、仪器、设备、声像等专题性、成套性档案,对于周期较短的项目材料,一般在项目完成通过鉴定验收3个月内归档,对于周期较长的材料,可按阶段分批归档。

二、档案归档要求

1、卷内文件必须系统整理,按保管单位(卷、册、件、袋、盒)组卷,一个保管单位必须是一组价值相同,有内在联系,分类排列的材料。要求文字材料在前,图表在后;技术图纸在前,目录在前,总图在后。

2、归档的文件材料中,应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,应合一立卷。

3、归档的文件材料种类、份数以及文件的页数应齐全完整。归档材料要原件,无原件的,可以用字迹清晰的复印件。有附件的,必须保证附件完整。

4、归档的文件材料用纸必须规范,各种文件材料大小一般采用国际通用标准A4纸,卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料要托裱,字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷,对较大的表格,要折成A4纸大小,小于A4纸的要加边成A4纸大小。

5、卷内文件材料按顺序编排页号,无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。

6、归档的文件材料,要求字迹工整,线条清晰,纸质优良,规格统一,签字盖章齐备。用笔规范,不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。

三、档案归档初审

1.为避免返工,提高档案归档质量与效率,各单位案卷类档案在初步形成之后,须经档案室业务指导人员检查、指导、纠正、确定。

2.检查内容主要有五个方面:

一查应归档的文件是否齐全、完整,有无重复、无保存价值的文件混入;

二查组卷分类是否科学;

三查卷内文件排列是否有序;

四查归档文件制作是否符合档案保护要求;

五查案卷标题能否简明确切地反映卷内文件内容。

3.对检查中发现的问题应及时予以纠正,确实无法补救的应在卷内备考表中说明。

4.归档单位向信息档案室移交档案须办理相关手续,例如:填写档案移交目录,注明移交档案总数、案卷标题、移交人员,接收人员、移交时间等。移交目录两份,一份由信息档案室保存,一份由归档单位保存。

四、特别需要注意

为进一步适应新时期档案管理的需要,进一步提高档案管理水平,增强各单位对档案工作的认知度,促进学校档案事业全面发展,更好地为学校教学、科研、教职工职称评定等提供优良服务。借鉴省内档案管理水平较高的大学档案管理经验,经研究决定:自2017年起,今后学校行政类文件档案归档由各单位兼职档案员负责,其中发文,一是按照发文字号归档,例如:宝文理院教字【2016】1号文件由教务处负责归档;宝文理院学字【2016】3号,由学生处归档,以此类推;二是院字类发文以拟稿单位作为归档单位:例如:宝文理院字【2016】78号,拟稿单位为:人事处,则该文件由人事处负责归档。收文由各阅处单位负责归档,例如:陕教高办【2016】39号,校办批示为:继续教育学院阅处,则该文件由继续教育学院负责股归档。有2个以上阅处单位的收文,由牵头阅处单位负责归档。例如:陕教【2016】330号文件,校办批示为:校办、党办、教务处、保卫处、继续教育学院阅处。则,该文件由校长办公室负责归档。

五、确定兼职档案员

由于各单位人员变动,请重新确定兼职档案员,并于3月20日之前,将本单位兼职档案员名单纸质版经单位负责人签字、盖章后(模板见附件)报送至老校区办公楼信息档案室403。

归档业务检查指导:杨老师赵老师 南老师

电 话:3368965

附件:宝鸡文理学院各单位(院、系)兼职档案管理人员名单(模板)

校长办公室                                  

2017年3月13日