通知公告
关于做好2015年度档案归档工作的通知
作者:admin  来源:本站  发表时间:2015/3/18 0:20:10  点击:623

关于做好2015年度档案归档工作的通知

校内各单位、各部门:

为了做好2015年度档案归档整理工作,确保档案及时、完整、规范地归档,现将有关事项通知如下:

一、归档时间

1、党政部门和按年度归档的单位在5月底以前归档。

2、教学档案(包括学生成绩单、录检表等)按学年度在每学年结束,即11月底以前归档。

3、财会档案,在本部门保管2年,在第3年的第一季度归档,移交信息档案室。

4、科研、产品、基建、仪器、设备、声像等专题性、成套性档案,对于周期较短的项目材料,一般在项目完成通过鉴定验收3个月内归档,对于周期较长的材料,可按阶段分批归档。

二、归档要求

1、卷内文件必须系统整理,按保管单位(卷、册、件、袋、盒)组卷,一个保管单位必须是一组价值相同,有内在联系,分类排列的材料。要求文字材料在前,图表在后;技术图纸在前,目录在前,总图在后。

2、归档的文件材料中,应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,应合一立卷。

3、归档的文件材料种类、份数以及文件的页数应齐全完整。归档材料要原件,无原件的,可以用字迹清晰的复印件。

4、归档的文件材料用纸必须规范,各种文件材料大小一般采用国际通用标准A4纸,卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料要托裱,字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷,对较大的表格,要折成A4纸大小,小于A4纸的要加边成A4纸大小。

5、卷内文件材料按顺序编排页号,无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。

6、归档的文件材料,要求字迹工整,线条清晰,纸质优良,规格统一,签字盖章齐备。用笔规范,不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。

三、归档手续

归档单位向信息档案室移交档案需填写档案移交目录,一式二份,一份由信息档案室保存,一份由归档单位保存。写明案卷标题、总数及移交时间等信息。

业务指导:杨淑捷 赵 钊 南玲霞

电 话:3368965

       校长办公室

       2016年3月21日